Empleados Lista

En el módulo de empleados se registra la siguiente información:

  • Datos personales
  • Datos bancarios, para pagos masivos en el banco.
  • Archivo digital del empleado, donde puede subir cualquier documento en cualquier formato, por ejemplo: hoja de vida y certificaciones del empleado.

La siguiente información puede ser definida por cargo o por empleado. Para un ingreso y actualización de datos en el menor tiempo posible es mejor definirlos por cargo y no por empleado. 

  • Beneficios laborales, obligatorios o adicionales, tales como: seguro médico, seguro contra riesgos laborales, auxilios de transporte, etc.
  • Impuestos a los salarios aplicables a este empleado. 

A continuación verá una descripción de todos los campos que tiene este módulo y para qué se utilizan.

Identificación

Campo Descripción
Foto Una foto de perfil
Nombre  
Apellido  
Documento de identidad Opciones:
  • ---------
  • Cédula de Ciudadanía
  • Cédula extranjera
  • Nit
  • Pasaporte
  • Número de seguridad social
  • Tarjeta de identidad
  • Registro civil
  • Licencia de conducir
Número de identificación Puede contener letras. Es un número único para cada persona registrada en el sistema

Contacto

Campo Descripción
Teléfono Cuando hace clic en los teléfonos, Sofisis abre la aplicación de marcación para hacer llamadas desde su teléfono móvil o si está en una computadora de escritorio. Llama desde el 'softphone' que tiene instalado.
Celular  
Email Se usa para enviar notificaciones y comprobantes de nómina. Debe ser único
Dirección El campo de dirección está integrado con Google Maps. Cuando selecciona un sitio, el sistema guarda las coordenadas y almacena el país y la ciudad en campos separados. Echa un vistazo al mapa de calor para encontrar dónde están concentrados sus clientes

Más información

 

Campo Descripción
Activo Dejar en blanco si el empleado ya no trabaja en la empresa
Fecha de inicio Fecha de inicio del contrato
Fecha final Fecha en la que finaliza el contrato. Dejar en blanco si es indefinido
Empresa  
Sucursal  
Cargo  
Subtipo de empleado Opciones:
  • ---------
  • Dependiente pensionado
  • Independiente pensionado por vejez
  • Cotizante NO obligado a cotizar pensiones
  • Cotizante con requisitos cumplidos para pensión
  • Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos
  • Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propiostrabajadores.
  • Cotizante pensionado con mesada superior a 25 SMLMV
  • Residente en el exterior afiliado voluntario al Sistema General de Pensiones y/o afiliado facultativo al sistema de Subsidio Familiar
  • Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi
  • Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi.No obligado a cotizar a pensión
Observación  
Tipo de contrato  

Dotación

Campo Descripción
Camisa  
Pantalón  
Zapatos  

Información personal

Campo Descripción
Género Opciones que puedes escoger:
  • Masculino
  • Femenino
  • ----
Fecha de nacimiento  
Edad Es calculada automáticamente con la fecha de nacimiento
Estado civil Opciones que puedes escoger:
  • -----
  • Soltero(a)
  • Casado(a)
  • Unión Libre
  • Viudo(a)
  • Divorciado(a)
Ocupación Trabajo, profesión o actividad a la cual se dedica el empleado.

Información financiera

Campo Descripción
Contribuyente ¿Está obligado a declarar ingresos al Gobierno?
Retenedor de impuestos En algunos países los contribuyentes deben retener parte del pago a sus clientes como un anticipo del impuesto de sus clientes.
Auto retenedor Márquela si nadie puede retener parte del pago a él.
Tipo de persona Opciones que puedes escojer:
  • ---------
  • Natural: Si es una persona
  • Jurídica : Si es una corporación constituida como una sociedad

Nota: En el caso de empleado simpre debe de ir marcado como NATURAL

Banco del usuario

 

Campo Descripción
Banco Necesario para poder realizar los pagos por medio del sistema
Tipo de cuenta bancaria Opciones que puedes seleccionar:
  • ---------
  • Cuenta de Ahorros
  • Cuenta corriente
Número de cuenta bancaria Del empleado
Cuenta Cuenta de contabilidad para los pagos y egresos. Permite diferenciar si este egreso se contabilise cómo gasto de venta, gasto administrativo o costo de producción
Principal Permite seleccionar el banco predeterminado para transferencias

Seguridad social para fiscales, beneficios e Impuestos Laborales del empleado

Nota: Recomendamos colocar los beneficios laborales en el calgo del empleado, y dejar solo los beneficios en la parte del empleado que tengan variables unicas de ésta persona y que no influyen en sus compañeros aunque hagan parte del mismo cargo, Por ejemplo la  EPS, ya que cada empleado puede desidir libremente que EPS contrata para su servicio de salud.

 

Agregue aquí los impuestos retenidos al empleado y los beneficios laborales, tales como: pensión, seguro médico, seguro contra accidentes de trabajo, entre otros. Algunas de estas contribuciones se deducen del salario del empleado y otras son asumidas por el empleador.
Esta información se utiliza para crear la nómina, Sofisis calcula los valores correspondientes de acuerdo con los ingresos del empleado, define el valor a pagar y crea las entradas contables automáticamente.
Los beneficios laborales y los impuestos laborales se pueden definir en el empleado o en el cargo. Si el mismo concepto se repite en Empleado y en el Cargo, solo se tendrá en cuenta el definido en Empleado.

Campo Descripción
Beneficios e impuestos laborales Beneficios laborales o impuestos laborales
Pagar a Persona o institución a quien este beneficio o impuesto es pagado
Cuenta del gasto Cuenta para registrar en la contabilidad cuando la nómina es creada, si es dejado en blanco el sistema usará la cuenta definida en Beneficios Laborales del Cargo o la cuenta por defecto

Bonificación del empleado

Una cantidad de dinero agregada como una recompensa por el buen desempeño, esta bonificación se une a las bonificaciones por grupo. esto significa que si se asigna la misma bonificación en el grupo y también en el empleado, se pagará dos veces. Si se paga una bonificación a todos los miembros de la misma posición, es mejor asignar la bonificación en el Cargo y no por empleado.

Campo Descripción
Tipo de bonificación Opciones:
  • ---------
  • Comisión por factura registrada
  • Comisión por factura pagada
  • Comisión por salida de inventario
  • Otras bonificaciones
  • Comisión por paciente atendido
  • Comisión del auxiliar por paciente asistido
  • Comisión por mantenimiento
  • Comisión por cita asistida
  • Comisión fija por cita asistida
Comisión por factura registrada: Pagar una comisión por las facturas que registro el empleado.
Comisión por factura pagada: Pague una comisión por los recibos que el empleado registró. No aplica filtro por categorias.
Comisión por salida de inventario: Porcentaje que se calcula en función del costo de los productos que el empleado registra en salida de inventario
Otras bonificaciones: Úselo para pagar un bono fijo en cada nómina. Como gastos de representación.
Comisión por paciente atendido: Comisión pagada al doctor. Es un porcentaje de las facturas pagadas o por cobrar, vinculadas a las evoluciónes. Se tiene en cuenta la fecha de la evolución y no la fecha de la factura.
Comisión del auxiliar por paciente asistido: Comisión pagada al auxiliar. Es un porcentaje de las facturas pagadas o por cobrar, vinculadas a las evoluciones. Se tiene en cuenta la fecha de la evolución y no la fecha de la factura
Comisión por mantenimiento: Valor fijo pagado por cada mantenimiento realizado.
Comisión por cita asistida: El valor es calculado en base a las facturas pagadas o por cobrar registradas el mismo día de la cita. Esta comisión se paga a quien registra la cita, no al que registra la factura.
Comisión fija por cita asistida: Valor fijo pagado por cada cita asistida
Descripción de bonificación Esta descripción se mostrará en el comprobante de nómina enviado por correo electrónico al empleado
Es base Si este campo está seleccionado, la comisión se tendrá como parte del salario para calcular los beneficios e impuestos laborales. De lo contrario, se tratará como no constitutivo de ingresos para el empleado
Filtro por Categoría La comisión se pagará por las categorías y subcategorías que seleccione aquí. Si deja este campo en blanco, la comisión se pagará por todos los productos y servicios
Valor de la comisión Si el valor es un porcentaje, ponlo en porcentaje, por ejemplo: 10%. Si la comisión es un valor fijo, registre el valor monetario sin signos

Archivos del usuarios

Suba cualquier archivo de la persona, como certificaciones, hoja de vida y archivos laborales

Campo Descripción
Archivo  
Descripción  
Archivo laboral Si selecciona este campo, el archivo solo será mostrado en Empleado. Si está en blanco, será mostrado en el formulario de persona y empleado

Acciones

Acción Descripción
Liquidación de contrato

 

Recordemos que en la base de datos de personas se encuentran las empresas, los proveedores, los empleados y los clíentes, el preseso de crear una persona en general lo encontramos en el articulo: Crear un usuario, cliente o proveedor

 

¿Pero que tiene de diferente un usuario un cliente a un empleado?

Los datos de contacto; Todas las personas sin importar su naturaleza tienen los mismos campos de contacto como éste.

Ahora entremos netamente en la información de los empleados. la diferencia va a estar en los campos se requieren que en este caso son más, como salario, cargo o grupo, prestaciones sociales y demás.

 

 ¿Sí tenemos a una persona que ya esta creada en el sistema y va a ser empleada la tengo que volver a crear?

No. el sistema no permite duplicados en los documentos de identidad estos siempre deben ser diferentes, entonces si al momento de llenar el formulario de empleado asignamos un número de documento que ya existe nos va salir el siguiente mensaje: "Este número de identificación ya existe, ¿Desea convertir a está persona en empleado?" y el sistema llenara todos los campos que tenían información para que no tengas que repetir procesos.

 

¿Cómo puedo dar acceso al sistema a un empleado?

Tu le puedes dar acceso al sistema a cualquier persona, por ejemplo si quieres que tus clientes vean la lista de productos, lo puedes hacer, o si quieres que tus proveedores vean los contratos o facturas de venta que tiene con tu empresa. Esto lo hacemos con "Permisos y niveles de acceso al sistema", y aplica de igual forma para los empleados.

 

 

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