Instrucciones para la correcta emisión de las Nóminas Electrónicas

Para que la información de las Nóminas Electrónicas se envíe correctamente a la DIAN, se deben seguir las siguientes instrucciones:

Información requerida del empleador (Empresa):

• Tener bien especificado su tipo de Documento de Identidad.
• El NIT debe estar especificado sin el Código de Habilitación.
• Tener especificado el Código de Habilitación en su campo.
• Tener bien especificado su País, su Ciudad y su Dirección.
• En las Configuraciones, en la sección de Recursos Humanos, se debe tener especificado cuál es la Frecuencia de Pago de las nóminas.

Información requerida de los empleados:

• Todos los empleados deben de tener asociado un Tipo de Contrato laboral en su Información Personal.
• En cada Contrato Laboral se debe tener bien especificado los campos Tipo de Contrato y Tipo de Empleado. Para el campo Tipo de Contrato, solamente se permiten las opciones "Término Fijo", "Término Indefinido", "Obra o Labor", "Aprendizaje" o "Prácticas o Pasantías".
• Todos los empleados deben de tener un Subtipo de Empleado asociado en su Información Personal.
• Si algún empleado presenta alto riesgo de pensión, se debe marcar la opción ¿Presenta alto riesgo de pensión? en la Información Personal del empleado.
• Todos los empleados deben de tener establecido su tipo de Documento de Identidad.
• Si algún empleado ejerce sus funciones desde su residencia, se debe marcar la opción ¿Trabaja remotamente? en su Información Personal. Ya que se debe enviar la ubicación donde el empleado ejerce sus funciones.
• Si algún empleado ejerce sus funciones desde su residencia, en la Información Personal de dicho empleado se debe especificar el País, la Ciudad y la Dirección de su residencia.
• Para todas las Sucursales donde los empleados ejerzan sus labores se debe especificar el País, la Ciudad y la Dirección de las sucursales.
• Si algún empleado devenga un Salario Integral, en el Cargo del empleado, en la sección donde se especifica su Salario, se debe marcar la opción ¿Es un salario integral?
• Si algún empleado se le paga por medio de una cuenta bancaria, la información de la cuenta bancaria debe estar registrada en la Información Financiera del empleado.

Configuración en la sección de Integraciones

• En la sección de Integraciones, en el módulo de Nómina Electrónica, se debe espcificar:
  • Cuál es el Método de Pago utilizado por el empleador para pagarle a sus empleados.
  • Cuál es el tipo de Moneda con el cual se le paga a sus empleados.
  • Cuál es la Tasa de Cambio de la Moneda con la que se le paga a los empleados con respecto a la moneda en Pesos Colombianos.
  • Cuál es el Entorno de emisión de las Nóminas Electrónicas.
    • En caso de que se esten realizando pruebas sobre la correcta emisión, debería estar seleccionada la opción de Pruebas.
    • En caso de que se esten realizando el Set de Pruebas que la DIAN exige para verificar la correcta emisión, debería estar seleccionada la opción de Habilitación.
    • En caso de que ya se estén emitiendo las Nóminas despues de estar habilitados, debería estar seleccionada la opción de Producción.
  • Importante: para la configuración inicial se debe ingresar a este formulario y darle en el botón Guardar.

¿Cómo Registrar los Devengados?

• Auxilio de Transporte: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Auxilio de Transporte.
• Auxilio de Transporte Extra: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Auxilio de Transporte Extra.
• Horas Extras: Se deben registrar en la sección de Novedades. Y a las novedades de las horas extras se les debe asociar el Concepto que especifique el tipo de hora extra.
  A los Conceptos se les debe asociar un Tipo de Horas extras. Además, los nombres de los Conceptos de las horas extras deberían contener las siguientes palabras:
  • "HORA EXTRA DIURNA"
  • "HORA EXTRA NOCTURNA"
  • "HORA RECARGO NOCTURNA"
  • "HORA EXTRA DIURNA DOMINICAL O FESTIVA"
  • "HORA RECARGO DIURNA DOMINICAL O FESTIVA"
  • "HORA EXTRA NOCTURNA DOMINICAL O FESTIVA"
  • "HORA RECARGO NOCTURNA DOMINICAL O FESTIVA"
  A tener en cuenta: las fechas y las horas ingresadas en las Novedades de las horas extras también se deben enviar en la Nómina Electrónica. Además, el Factor de los Conceptos de las horas extras también es enviado.
• Vacaciones Disfrutadas: Se deben registrar en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Vacaciones Disfrutadas.
• Vacaciones No Disfrutadas: Se deben registrar en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Vacaciones No Disfrutadas.
• Prima de Servicios: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Prima de servicios.
• Cesantías: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Cesantías.
• Intereses a las Cesantías: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Intereses a las cesantías.
• Incapacidades: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Incapacidad Común o Incapacidad Profesional o Incapacidad Laboral, dependiendo del caso.
• Licencias: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Licencia Pagada o Licencia no Pagada, dependiendo del caso. Además, si la licencia es de maternidad o paternidad, el nombre del Concepto debe contener las palabras "MATERNIDAD" o "PATERNIDAD".
• Bonificaciones y Comisiones: Se registran en la sección de Bonificaciones de la nómina de cada empleado.
• Auxilios: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Auxilios.
• Huelgas Legales: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Huelgas Legales.
• Otros Conceptos de Devengados: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Otros Beneficios.
• Compensaciones: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Compensación Ordinaria o Compensación Extraordinaria, dependiendo del caso.
• Bonos Electrónicos o de Papel de Servicio, Cheques, Tarjetas, Vales, etc: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Bonos Salariales o Bonos no Salariales o Bonos para Alimentación Salariales o Bonos para Alimentación no Salariales, dependiendo del caso.
• Pagos de Terceros: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Pagos terceros.
• Anticipos: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Anticipos.
• Dotaciones: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Dotaciones.
• Apoyo a Sostenimiento: Deben estar creados en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio deben tener marcada la opción Apoyo a Sostenimiento.
• Teletrabajo: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Teletrabajo.
• Bonificaciones por Retiro: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Retiro Laboral.
• Indemnizaciones: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Indemnización.
• Reintegros: Se registran en la sección de Novedades. A la novedad se le debe asociar un Concepto de tipo Reintegros.

¿Cómo Registrar las Deducciones?

• Salud: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Salud.
• Fondos de Pensión: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Jubilación.
• Aportes al Fondo de Seguridad Pensional: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Fondo de Seguridad Pensional.
• Pensión Voluntaria: Debe estar creado en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Pensión Voluntaria.
• Retenciones en la Fuente: Deben estar creadas en la sección de Beneficios e Impuestos Laborales y en el campo Tipo de Beneficio debe tener marcada la opción Impuestos.
• Otras Deducciones: Los demás tipos de deducciones se deben registrar en la sección de Deducciones. A cada deducción se le debe asociar el Tipo de Deducción.

A tener en cuenta:

• Las Nominas Electronicas se envían dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que fueron causadas.
• La opción Reemplazar enviadas anteriormente permitirá reemplazar las Nóminas Electrónicas anteriormente enviadas para los casos en los cuales se hayan presentado errores aritméticos, contables o de contenido en las Nóminas Electrónicas anteriormente enviadas.
• La opción Eliminar enviadas anteriormente permitirá cancelar las Nóminas Electrónicas anteriormente enviadas para los casos en los cuales se hayan transmitido con errores contables o de procedimiento.

Documentación de la DIAN:

• Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
• Registro en la plataforma

Más contenido:

• Manual de creación de empleado
• Recursos humanos con sofisis